一、 會(huì)展策劃有什么作用

成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，會(huì)展策劃作為一個(gè)系統(tǒng)工程，主要具有以下幾個(gè)作用：

1、戰(zhàn)略指導(dǎo)作用

策劃是一種理性思維，以確保未來(lái)即將進(jìn)行的活動(dòng)，有條不紊地按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行，是策劃者為策劃目標(biāo)進(jìn)行決策謀劃、探索、設(shè)計(jì)多種備選方案的過(guò)程。決策者以策劃方案為基礎(chǔ)，進(jìn)行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學(xué)性。

戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)的執(zhí)行提供總體的指導(dǎo)思想。以展覽策劃為例，如展覽場(chǎng)地、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)的主題及時(shí)間的安排、展會(huì)品牌、主要合作伙伴（行業(yè)）等方面，在會(huì)展策劃方案中都要事先提出詳細(xì)的預(yù)案。

2、實(shí)施規(guī)劃作用

實(shí)施規(guī)劃作用是指會(huì)展策劃能為會(huì)展活動(dòng)提供具體的行動(dòng)計(jì)劃。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)展策劃方案通過(guò)之后，在具體的實(shí)施過(guò)程中可以根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整，但會(huì)展活動(dòng)運(yùn)行的總體思路與要求是不會(huì)改變的，策劃方案是會(huì)展活動(dòng)實(shí)施的主要依據(jù)。

3、進(jìn)程制約作用

進(jìn)程制約作用是指會(huì)展策劃能安排并制約會(huì)展活動(dòng)的進(jìn)程。尤其是大型會(huì)展活動(dòng)，所涉及的工作千頭萬(wàn)緒，在會(huì)展活動(dòng)執(zhí)行的進(jìn)程中，必領(lǐng)嚴(yán)格按照策劃所提出的方案進(jìn)行工作，這樣才能確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行。

4、效果控制作用

策劃一般會(huì)對(duì)會(huì)展活動(dòng)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)問(wèn)題或本質(zhì)問(wèn)題，針對(duì)會(huì)展環(huán)境的未來(lái)變化發(fā)展，進(jìn)行超前研究、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)、思考未來(lái)發(fā)展問(wèn)題，以提高會(huì)展活動(dòng)策劃主體適應(yīng)未來(lái)和創(chuàng)造未來(lái)的主動(dòng)性。

效果控制作用是指會(huì)展策劃能預(yù)測(cè)、監(jiān)督會(huì)展項(xiàng)目活動(dòng)的效果。某一會(huì)展活動(dòng)在執(zhí)行過(guò)程中是否達(dá)到預(yù)期的效果，，通過(guò)對(duì)照策劃方案的相關(guān)要求就能夠清晰地看出。會(huì)展策劃一方面能對(duì)會(huì)展活動(dòng)的最終完成效果進(jìn)行控制，另一方面也可以對(duì)策劃方案本身的可行性、合理性進(jìn)行檢驗(yàn)。

5、規(guī)范運(yùn)作作用

會(huì)展策劃者在進(jìn)行計(jì)劃或規(guī)劃之前，運(yùn)用科學(xué)的策劃運(yùn)作程序?qū)τ?jì)劃進(jìn)行構(gòu)思和設(shè)計(jì)，為計(jì)劃生成提供智謀，使計(jì)劃切實(shí)可行，使預(yù)算投向可靠。規(guī)范運(yùn)作作用是指會(huì)展策劃能使會(huì)展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。

二、會(huì)展設(shè)計(jì)策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策劃主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；策劃人員負(fù)責(zé)編擬會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃；文案撰寫(xiě)人員負(fù)責(zé)撰寫(xiě)各類(lèi)會(huì)展文案，包括會(huì)展常用文書(shū)、會(huì)展社交文書(shū)、會(huì)展推介文書(shū)、會(huì)展合同等 ；美術(shù)設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)各類(lèi)各種類(lèi)型視覺(jué)形象設(shè)計(jì)，如廣告設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì)；市場(chǎng)調(diào)查人員負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告；媒體聯(lián)絡(luò)人員進(jìn)行媒體宣傳推廣。

2、市場(chǎng)調(diào)查與分析

市場(chǎng)調(diào)查與分析包括產(chǎn)業(yè)環(huán)境、目標(biāo)市場(chǎng)、政策法規(guī)、同類(lèi)會(huì)展、自身資源五個(gè)方面內(nèi)容的調(diào)查，得出分析報(bào)告。

3、制定行動(dòng)方案

（1）制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會(huì)展項(xiàng)目順利開(kāi)展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。

（2）會(huì)展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會(huì)展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會(huì)展項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略要素、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì)展策劃方案的效果與評(píng)估、會(huì)展策劃方案實(shí)施的附加條件。

（3）設(shè)計(jì)行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)日程必須精心設(shè)計(jì)，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開(kāi)始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)展的成功舉辦。

4、制定預(yù)算方案

制定一份完善的會(huì)展項(xiàng)目預(yù)算方案一般包括場(chǎng)地費(fèi)用、行政管理費(fèi)用（包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等）、宣傳推廣費(fèi)用、招展、招商費(fèi)用、相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)和其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用。

5、確定會(huì)展項(xiàng)目收入來(lái)源

會(huì)展收入來(lái)源一般是會(huì)務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入、門(mén)票收入和企業(yè)贊助收入。

6、撰寫(xiě) 會(huì)展策劃方案

將策劃的最終成果整理成書(shū)面材料，即策劃書(shū)，也稱(chēng)企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動(dòng)方案、效益預(yù)測(cè)、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊(cè)等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。

7、評(píng)估與修正

及時(shí)召開(kāi)總結(jié)會(huì)，對(duì)策劃書(shū)進(jìn)行評(píng)估修正。同時(shí)做好相關(guān)的善后公關(guān)工作，并準(zhǔn)備好會(huì)展突發(fā)事故的解決備案。