一、檔案管理系統(tǒng)的功能有哪些

1、檔案的采集與形成

在線收集、離線采集、屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建、批量上傳、批量掛接、批量著錄、在線移交、流程化歸檔、歸檔編輯、自動(dòng)編號(hào)、電子標(biāo)簽、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)歸檔。

2、檔案的存儲(chǔ)

檔案注冊(cè)、檔案類型與屬性、檔案?jìng)浞?、虛擬庫(kù)房、存放地點(diǎn)、檔案注銷、綜合統(tǒng)計(jì)、到期檔案管理、表格打印、歷史版本、存儲(chǔ)加密、回收站與回收中心。

3、檔案的利用

搜索平臺(tái)、關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、元數(shù)據(jù)檢索、編號(hào)搜索、類自然語(yǔ)言搜索、組合條件搜索、在線預(yù)覽、在線編輯、檔案編研、檔案利用統(tǒng)計(jì)、提醒、發(fā)放與移交、監(jiān)控平臺(tái)、操作日志、放擴(kuò)散水印、借還登記。

4、系統(tǒng)管理

組織管理、用戶管理、模塊管理、對(duì)象管理、流程管理、綜合查詢、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)維護(hù)。

5、安全管理

登錄審計(jì)、系統(tǒng)監(jiān)控、機(jī)器指紋、文檔防擴(kuò)散、權(quán)限管理、數(shù)字證書。

二、檔案管理系統(tǒng)的作用

1、高效整合資源

發(fā)揮檔案價(jià)值通過數(shù)字化智能抓取與實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。

2、規(guī)范檔案管理

降低管理成本自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問題，提升檔案管理效率。

3、信息安全管控

規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

構(gòu)建資源平臺(tái)基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中進(jìn)行處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

三、檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于其高效、準(zhǔn)確、方便快捷和經(jīng)濟(jì)可靠。通過實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化傳輸和查詢，用戶可以實(shí)時(shí)查看自己的信息和檔案情況。

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